Como lidar com as conversas de 24 horas do WhatsApp
No universo empresarial atual, a capacidade de se comunicar de forma eficaz e eficiente com os clientes é mais crítica do que nunca. Para as pequenas empresas, a API do WhatsApp Business se apresenta como uma ferramenta poderosa, oferecendo uma plataforma de comunicação direta e pessoal. No entanto, um dos seus aspectos mais desafiadores é a gestão das conversas de 24 horas para conversas ativas. Aqui estão estratégias essenciais e práticas para maximizar este recurso, independentemente do segmento de negócio.
O que são as conversas de 24 horas?
São mensagens trocadas entre usuário e empresa durante 24 horas. Essas conversas de 24 horas poderá ser iniciada pelo usuário (receptivo) ou pela empresa (ativo).
Toda vez que uma conversa é iniciada pela empresa, é necessário o uso de uma mensagem pré-aprovada que dará início à conversa.
1. Automatização de Respostas Iniciais
O primeiro contato é crucial. Utilize respostas automáticas para saudações ou para informar sobre horários de atendimento, garantindo que cada mensagem recebida inicie uma nova janela de 24 horas.
2. Priorização de Mensagens
Identifique e priorize mensagens com base em urgência ou valor do cliente. Utilize ferramentas de CRM integradas à API para classificar e responder às conversas mais críticas primeiro, e tirar benefício da gratuidade de uma conversa de 24 horas.
3. Agilidade no Atendimento
Capacite sua equipe para responder rapidamente dentro do período de 24 horas. A agilidade não só melhora a satisfação do cliente mas também otimiza a janela de comunicação durante as conversas de 24 horas.
4. Utilização de Templates Pré-Aprovados
Para mensagens fora das conversas de 24 horas, prepare templates pré-aprovados. Eles são ideais para notificações de status, lembretes ou atualizações de produtos/serviços. Qualquer comunicação da empresa fora da conversa de 24 horas só poderá ser feita com o uso das mensagens de template previamente aprovadas.
5. Estratégias de Engajamento
Mantenha a conversa de 24 horas fluindo. Faça perguntas abertas ou ofertas que incentivem uma resposta, reiniciando assim o ciclo conversas de 24 horas.
6. Integração com CRM
Aproveite a integração com sistemas de CRM para manter um histórico detalhado das interações com os clientes, personalizando as comunicações e melhorando o relacionamento a longo prazo, extrapolando a comunicação para além das conversas de 24 horas.
7. Programação de Follow-ups
Se antecipe programando follow-ups dentro das conversas de 24 horas. Isso pode ser particularmente útil para acompanhar pedidos, feedback de serviços ou consultas de produtos.
8. Treinamento de Equipe
Invista no treinamento de sua equipe para garantir que estejam aptos a utilizar todas as funcionalidades da API do WhatsApp Business, melhorando a eficácia da comunicação.
9. Análise e Ajustes
Regularmente, analise as métricas fornecidas pela API, como taxas de resposta e satisfação do cliente. Ajuste suas estratégias com base nesses dados para melhorar continuamente.
10. Segurança e Privacidade
Assegure-se de que todas as comunicações respeitem as normas de segurança e privacidade. Informe claramente aos clientes como suas informações são manuseadas e protegidas.
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A gestão eficaz da janela de 24 horas da API do WhatsApp Business pode transformar a forma como pequenas empresas se comunicam com seus clientes, promovendo um relacionamento mais próximo, personalizado e eficiente. Ao implementar estas estratégias, as empresas não só cumprem com as normas da plataforma mas também otimizam suas operações de comunicação, pavimentando o caminho para um sucesso sustentável no ambiente digital.
